Mutualiser pour accompagner le numérique à l'école ? Épisode 2/2 Juillet 2021

En mars 2021, l'Avicca a réuni sur deux matinées les structures de mutualisation qui interviennent sur le numérique dans les écoles. Adresser le premier degré n'est pas facile, d'où le rôle des structures de mutualisation : elles labourent et connaissent le terrain, ses besoins, ses particularités et lui apportent des réponses techniques et organisationnelles expertes tout en faisant du sur-mesure.

Vous trouverez ci-dessous les extraits qui nous ont semblé les plus pertinents et les plus significatifs de la seconde matinée. Vous pourrez parfois y lire des propos contradictoires, notamment sur la méthode, sur la manière d'avancer : c’est normal, chacun construit son service au regard de son territoire et de l'histoire de celui-ci.

Et pour mémoire, vous pouvez également consulter les points centraux de la première matinée ici : Mutualiser pour accompagner le numérique à l'école ? Épisode 1/2. Les actes complets de la deuxième matinée sont disponibles en bas de page.

Objectifs

La mission de notre structure est d’accompagner les collectivités du début à la fin de leur projet : l’accompagnement à la formalisation du projet, l’installation, la formation et la maintenance.
La structure de mutualisation a quatre briques qui s’emboitent pour intégrer les services. La première est la formation, donc la relation avec l’Éducation nationale. La deuxième couvre les pré-requis techniques via un diagnostic. La troisième est un matériel de qualité, sélectionné et proposé aux collectivités via un groupement de commandes et enfin, la partie financière pour aller chercher des financements, notamment des fonds FEDER. Dans ce type de projet, tout est basé sur de l'humain. Il faut avoir un agent qui, en plus de ses compétences techniques, ait aussi une grande appétence dans les relations humaines, puisque c’est la personne qui va se situer entre les services de l’Éducation nationale, les élus de chaque collectivité et les équipes pédagogiques.
Quand on interroge des institutrices et des instituteurs, il faut se poser la question : en quelle position le numérique arrive-t-il dans leurs problématiques au quotidien ?

Construction de marchés

Une structure de mutualisation apporte sa contribution en construisant un marché intégré et en le suivant. Grâce à un partenariat avec les académies, la mutualisation permet de passer d’une « politique d’équipement numérique » à une « véritable politique d’usages ». Le marché met en place une chaîne de services de qualité sur toutes les interventions opérées par les prestataires retenus et apporte des garanties aux collectivités adhérentes concernant la bonne exécution du marché, grâce à des engagements de services, un suivi d’exécution régulier et des outils, notamment des tableaux de bord, permettant d’assurer ce suivi dans les meilleures conditions. La structure de mutualisation est au service des adhérents pour les accompagner, pour les conseiller aussi si nécessaire, mais ce n’est pas pour autant une AMO. Son rôle est de veiller à ce que le titulaire respecte ses engagements. Il faut organiser des comités de suivis des marchés, des comités de bilan avec les titulaires et les adhérents et participer aux comités de pilotage mis en place par les communes.
Dans une structure de mutualisation, le marché est un marché de services qui englobe tous les événements liés aux besoins des collectivités, depuis l’étude des besoins, la commande, la livraison, le paramétrage, la formation, l’assistance et la maintenance ainsi que la reprise de parcs existants, et puis bien sûr les équipements.
S'agissant de la construction du marché, celle-ci a évolué ces dernières années. Initialement, il y avait deux lots : un premier lot était destiné au maintien en condition opérationnelle, et couvrait tous les services ; quant au second lot, celui-ci concernait la fourniture et l’installation d’équipements numériques (étude des besoins en amont, pré-visite sur site, fourniture d’équipements avec la garantie constructeur, installation, paramétrage et formation ). Le retour d'expériences a mis en évidence que cela n’avait pas de sens d’avoir deux titulaires : l’un installe un écran, et s’il est en panne, c'est le deuxième qui est appelé ; or ce dernier peut se déclarer non responsable en jugeant que l’installation a été mal faite… Pour un directeur d’école ou un enseignant, c’est insupportable. Tout est désormais regroupé afin de se focaliser sur l’usage.

Partenaires

Le suivi d’exécution est fondamental. Si vous n’accompagnez pas le titulaire, l’entreprise peut ne pas pouvoir assurer la charge. L’accompagner, c’est en même temps l’aider à trouver des solutions et mettre du liant pour que tout le monde se fasse confiance. Il faut jouer un jeu commun et avoir une logique de partenariat.
Des réunions réunissant l’ensemble des collaborateurs, la mairie et les syndicats scolaires sont organisées. Il y a de nombreux échanges avec les enseignants et les eRUN, ces enseignants référents aux usages numériques.
S'agissant des appels à projets nationaux, toute la difficulté réside dans la précipitation : il y a une subvention, vous avez trois mois pour consulter les équipes pédagogiques, les collectivités, rédiger les réponses... alors que la vraie question est " Quel est le besoin et comment y répondre en tout point ? " Et la réponse à cette question est compliquée, en particulier dans une logique d’appels à projets qui ne vise que des terminaux sans accompagnement à la clé.

Découvertes, tests et formations

Dans le passé, la structure a créé des événements tels que des salons Ecoles numériques, un peu sur le même principe que le salon parisien Educatec - Educatice mais à une échelle vraiment beaucoup plus réduite - plus humaine et plus proche. Aujourd’hui, nous travaillons plus sur le principe de webinaires ou de rencontres très locales.
Après l’installation, une prise en main technique de trois heures est assurée. Elle ne concerne pas du tout la partie pédagogique qui est assurée par les eRUN de l’académie. L’objectif est de réaliser cette prise en main technique avant que n’arrive en deuxième niveau l’eRUN ou le réseau Canopé pour les formations pédagogiques. Il faut que les deux sessions soient assurées dans une même temporalité.
Dans le marché on retrouve des journées de formations techniques. C’est une partie importante pour la structure de mutualisation. Nous ne faisons pas de pédagogie, ce n’est pas notre métier ni notre savoir-faire.
Dans les services, le titulaire mobilier doit pouvoir faire de la projection 3D pour aider à concevoir avant l’achat.
Les deux lots contiennent des possibilités de prêts qui sont souvent utilisées pour permettre aux enseignants de tester le matériel.

Avec quels équipements ?

Pour le câblage, courant fort et courant faible, des préconisations sont assurées mais le syndicat n’a pas cette compétence. Au fur et à mesure, un carnet d'adresse d'électriciens avec lesquels le syndicat travaille (et qui ont de facto l’habitude de nos demandes) a été constitué. Ces prestataires sont intégrés aux réunions de projets.
Il faut bien identifier où s'arrête le travail de l'électricien et où commence celui de l'informaticien.
Il faut partir du projet pédagogique de l’enseignant et adapter en face le matériel qui y répond, et pas l’inverse.
Un document regroupant les quatre grandes thématiques d’un projet école numérique sert de base. Les deux premières thématiques sont les solutions interactives - VPI, TBI, ENI, classes mobiles avec tablettes ou PC portables à destination des élèves et les deux autres thématiques portent sur le numérique sans écran.
Un catalogue école numérique « sans marque » a été construit pour dialoguer avec la collectivité et les écoles.
Le rôle de la structure de mutualisation n’est pas de faire du « pousse-carton » : des pré-visites d’installations sont organisées pour s’assurer que le matériel va répondre aux besoins de l’enseignant le matériel est préparé en atelier, les enseignants et les eRUN demandent d’installer des programmes sur les tablettes ou sur les PC.
La partie sécurité (anti-virus et proxy) est normalement installée par les eRUN mais ces deniers sont fortement sollicités. Ce serait plus simple si la structure de mutualisation pouvait configurer au moment de la préparation des terminaux cette partie sécurité pour que lors de la livraison l'installation soit complète.
L’écueil est d’être focalisé sur la technologie, mais une technologie qui a vingt ans d’âge peut être très intéressante et novatrice, parce que c’est l’usage qui la rend novatrice. Le numérique n’est qu’un outil, il ne doit pas être la solution.

Maintenance : le maillon à tenir

La maintenance est effectivement un grand sujet. Il est important de faire la différence entre une garantie constructeur et une maintenance matérielle qui sont deux choses totalement différentes - souvent, les gens mélangent les deux.
En termes de maintenance, sont assurées une assistance téléphonique et une assistance par mail ce qui fonctionne bien avec les enseignants. La prise en main à distance sur le matériel et des interventions sur site sont également prévues ainsi qu’une maintenance préventive.
Une plateforme de ticketing permet aux collectivités de déposer des tickets d’incidents, de les suivre et d’échanger. Toutes les garanties constructeurs pour les collectivités sont aussi gérées, évitant à la collectivité de passer de hotline en hotline… en anglais !
Une plate-forme de supervision et de gestion à distance des tablettes et des ENI est également en test. L'objectif est de mutualiser cette plateforme, y compris avec les collectivités les plus importantes, lesquelles peuvent alors prendre la main sur la console de gestion.
La possibilité d’avoir une maintenance avec une logique de « spare » est essentielle. L’enseignant va accepter ponctuellement que l'outil ne fonctionne pas, mais pour que cela soit durable, il faut pouvoir changer rapidement la lampe, une jarretière ou autre chose, sinon, il arrêtera d’utiliser le matériel. Il faut lui garantir la continuité du service. C’est important de le faire figurer dans le marché : si on ne peut pas réparer immédiatement sur place, il faut un équipement de rechange. C’est la métaphore du tableau noir sans craie ou du Velleda sans feutre. Il ne faut pas non plus avoir un tableau Velleda avec de la craie !

ENT

L’ENT relève de la compétence du département, pas de la structure de mutualisation.
L’ENT est portée par la structure de mutualisation et c’est lui qui justifie un projet d’équipement avec les projets présentés par l’équipe pédagogique.

Servir aussi les besoins et compétences de la collectivité

Le dernier marché est complété d’un volet mobilier. Les médiathèques des tiers-lieux culturels, des musées territoriaux, etc sont clairement adressés. Tout cela tourne autour de l’éducatif. Il y a un socle commun mais ces marchés doivent servir le scolaire, le périscolaire et les autres lieux éducatifs, au-delà de ce qui se passe dans l’enceinte de la classe.